黑龙江省哈药公益基金会项目管理制度

                                                                                          第一章 总  则
第一条  为规范黑龙江省哈药公益基金会（以下简称：哈药公益基金会）项目的管理，确保项目运行的合法、规范、高效，实现项目的预期目标，维护哈药公益基金会、捐赠方和受益方的合法权益，按照国家有关法律法规和《黑龙江省哈药公益基金会章程》（以下简称“章程”）制定本制度。
第二条  本制度中所涉及项目为哈药公益基金会直接筹划、执行和管理的各类公益型或资助型项目，以及哈药公益基金会主办、承办或协办的大型论坛、会议等。
第三条  哈药公益基金会所开展的项目应符合国家法律法规和哈药公益基金会章程中的有关规定，符合哈药公益基金会“济世救灾、传播健康、根植基层”的宗旨。
第四条  哈药公益基金会将设立项目数据库，收集、反馈、筛选、确定符合章程规定和适合哈药公益基金会公益活动的业务范围及自身力所能及的项目，并通过哈药公益基金会的官方网站公开向社会民众公布，保证项目过程的透明化。
                                                                                        第二章 项目组织管理
第五条  哈药公益基金会秘书处定期制定月度、半年度和年度项目开展计划，报理事会审核决定。
第六条  哈药公益基金会项目部是哈药公益基金会直接运营管理项目的执行机构。
第七条  哈药公益基金会综合部、财务部、法务部配合项目部开展相关工作。
                                                                                        第三章 项目管理责任
第八条  哈药公益基金会秘书处对项目管理负全责，各个项目管理部门要分工明确，落实项目管理责任人。
（一）项目部的主要责任是负责项目的开发、立项申报，组织项目的实施、检查和验收，报告项目执行结果，落实项目的日常管理，对项目执行情况及时提出书面报告。为项目开展进行工作人员及志愿者的招聘、培训、档案管理及组织工作，做好与项目相关的绩效考核和奖励发放等工作。为项目开展进行宣传文案设计、对外媒体联系、基金会自媒体宣传，以及相关海报、标识等平面和品牌设计等工作。为项目的信息化、网络化宣传和档案存储等提供必要的技术支持。
（二）综合部的主要责任是配合项目部做好相关决定、通知、聘书等公文的起草和发布工作，做好相关项目的档案管理工作，以及办公物品采购工作等。
（三）财务部的主要责任是负责项目资金的收支往来结算，检查、监督、管理项目资金的安全、有效使用，积极配合组织项目验收和终结审计工作。
（四）法务部的主要责任是负责项目在立项申报、实施等过程中合规性的审查，合同的审核，对哈药公益基金会项目开展过程中面对的纠纷、争议提供法律支持，负责处理诉讼、仲裁。
                                                                                        第四章 项目立项管理
第九条  立项原则。根据章程的办会宗旨和业务范围，哈药公益基金会立项应遵循的基本原则是：
（一）符合章程的有关规定；
（二）充分尊重捐资方意愿；
（三）优先考虑与发展医药健康、扶贫相关领域的工作；
（四）综合考虑项目的公益性、可行性和实效性。
第十条  立项规定。
（一）按捐赠人意愿的立项规定：
1、捐赠者有明确意愿及指定用途，并符合章程宗旨的项目可直接立项。
2、捐赠者无明确受赠对象的，由项目部向捐赠者提供建议供选择。
3、根据捐赠者意愿，经实地考察和论证并征得捐赠方同意后，由项目部同捐赠方正式签署赠款立项协议书。
4、根据捐赠立项协议，由项目部同受赠方或其执行机构的代表签署项目执行协议。
5、捐赠者不愿明确指定用途的，其捐赠款列入哈药公益基金会自主立项项目。
（二）哈药公益基金会自主制定项目的立项规定：
1、由哈药公益基金会项目管理部门负责制定项目计划书和项目实施办法。
2、项目计划书和项目实施办法，报秘书长进行民主集中讨论、认真进行评估，获得一致通过后制作项目评估书。
3、项目计划书和项目实施办法及项目评估书经理事会审议通过后，报理事长审批方可执行。
第十一条  立项程序
（一）根据本制度的立项原则与规定，对于捐赠者指定立项实施的项目，由申请项目实施的捐赠者按善款募集情况，向哈药公益基金会项目部报送项目立项申请书及项目实施方案。
（二）哈药公益基金会项目部对立项申报材料行审查，必要时开展适当的项目前期调研。在此基础上，向秘书长提出书面的项目前期调研报告、项目立项申报材料审查意见和建议纳入评审项目的名单。
（三）对于哈药公益基金会自主立项实施的项目，由项目部负责编写项目立项申请书和项目实施方案，并向秘书长申请列入评审项目的名单。
（四）哈药公益基金会召开项目立项评审会，根据项目评审会结果，对申请的项目进行分类立项审批。
（五）按捐赠人意愿申请立项的项目审批，必须由秘书长提出立项建议，经理事会审议通过后，报理事长批准方可立项；属于非定向捐赠，由哈药公益基金会自主立项实施的项目，由秘书长提出立项建议，报经理事长批准后即可立项。
（六）凡获得批准正式立项的项目，均应在哈药公益基金会的官方网站予以公布。
                                                                                        第五章 项目实施管理
第十二条  哈药公益基金会施行项目合同制管理，对实施项目进行全过程监管，确保项目资金按时到位、项目运营通畅、项目成效显著、社会反响良好。
第十三条  由哈药公益基金会与项目实施单位签署项目实施合同，明确约定项目的预期目标、项目内容、考核指标、付款条件、项目实施负责人（简称为项目负责人）、各方的责任以及违约责任等，并把项目实施合同作为哈药公益基金会检查项目执行情况、项目验收及拨付项目资金的主要依据。
第十四条  具体项目的负责人由哈药公益基金会项目部和项目实施单位共同确定。项目负责人对管理所执行的项目负全责。其主要职责是：负责项目实施合同的执行，落实项目配套资金的足额到位；组织项目的具体执行；负责项目的日常管理；负责项目的自查验收及验收材料准备，配合哈药公益基金会项目部对项目进行检查和验收，及时向哈药公益基金会报告项目执行进展情况及其结果。
第十五条  实行项目全过程监管制度。项目责任人要对项目的执行情况进行全过程监管，确保项目按项目实施合同、项目实施方案、实施计划有序推进。自觉接受国家审计部门、业务主管部门和哈药公益基金会财务部的监督检查。
第十六条  哈药公益基金会项目部实行项目监管人制度，按项目把管理责任落实到人。项目监管人的主要职责是：随机或定期检查监督项目执行情况，监督项目负责人的工作成效，处理项目执行中出现的问题，推进实现项目的预期目标。
                                                                                        第六章 项目资金管理
第十七条  严格按照《慈善法》、《基金会管理条例》以及国家有关法律法规对项目资金进行规范化管理。
第十八条  哈药公益基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目实施合同以及批准的项目立项报告、实施方案，报哈药公益基金会项目部和财务部审核后，由哈药公益基金会理事长批准后执行。
第十九条  哈药公益基金会依据项目实施合同付款条件、项目进度、检查与验收结果，向项目实施单位拨付项目资金，项目实施单位向哈药公益基金会提供合法、有效的正规票据。
第二十条  项目实施单位必须切实按照项目合同对项目资金实行严格管理，确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。
                                                                                        第七章 项目验收管理
第二十一条  项目实施单位在项目执行完毕的一个月内对照项目实施合同，按要求完成自查验收报告及所需上报的验收材料，并上报哈药公益基金会项目部，提请哈药公益基金会开展项目验收。
第二十二条  哈药公益基金会项目部收到项目实施单位自查验收报告的一个月内，对自查验收报告及验收材料提出审查意见。项目部结合审查意见、捐资额度和项目内容，向秘书长提出项目验收方式的建议，由秘书长决定采纳会议评审验收方式或现场验收方式。项目验收工作由哈药公益基金会项目部和财务部联合组织进行。
第二十三条  对验收不合格项目的实施单位和项目负责人及项目监管人，若造成严重损失或有其他违法违规行为的，应依法追究项目负责人、监管人的责任。
第二十四条  项目验收结果在对外公布前，须请示理事长同意。
                                                                                        第八章 项目信息管理
第二十五条  哈药公益基金会对项目实施的各种数据与信息，实行制度化、常态化管理。 项目执行单位指定信息管理专员负责具体项目的信息管理，保证项目数据及时、准确，信息专员接受哈药公益基金会项目部的领导和监督。
第二十六条  项目执行单位要及时、完整为哈药公益基金会收集、整理、提供项目实施过程中的相关图片、视频及文字材料。
第二十七条  哈药公益基金会项目根据项目进展情况，利用哈药公益基金会官方网站或其他媒体大力宣传哈药公益基金会与执行单位实施项目合作的进展及其成效；大力宣传并树立捐赠方积极承担企业社会责任的良好形象。 
                                                                                                  第九章 附  则
第二十八条  本制度由哈药公益基金会秘书处负责解释。
第二十九条  本制度经理事会表决通过并于2018年7月1日生效。